Wiele firm serwisowych zaczyna zarządzanie zleceniami od Excela, bo wydaje się on prosty i dostępny. Na początku wszystko jeszcze działa, ale wraz ze wzrostem liczby zleceń pojawiają się problemy. Dane przestają być aktualne, a planowanie dnia zajmuje coraz więcej czasu. W tym artykule wyjaśniam, dlaczego Excel nie sprawdza się w firmie serwisowej i co powoduje ten problem.
Dlaczego firmy serwisowe sięgają po Excela?
Firmy serwisowe korzystają z Excela, ponieważ jest łatwy do uruchomienia i nie wymaga wdrożenia nowego systemu. W jednym pliku można zapisać listę zleceń, klientów i terminów. Na małą skalę to rozwiązanie wydaje się wystarczające. Problem zaczyna się wtedy, gdy zleceń i pracowników jest coraz więcej.
Dlaczego Excel przestaje działać przy większej liczbie zleceń?
Excel nie pokazuje aktualnej sytuacji w czasie rzeczywistym i nie jest wygodny do pracy zespołowej. Gdy kilka osób edytuje dane lub zapisuje je osobno, szybko pojawiają się błędy i nieporozumienia. Trudno ustalić, które informacje są aktualne, a które nie. W efekcie zlecenia są pomijane lub realizowane w złej kolejności.
Jakie problemy powoduje używanie Excela na co dzień?
Praca na Excelu prowadzi do ciągłych telefonów i ręcznego sprawdzania informacji. Osoba planująca pracę musi poświęcać dużo czasu na poprawki i aktualizacje. Pracownicy w terenie nie zawsze wiedzą, co się zmieniło w planie dnia. W praktyce powoduje to chaos, opóźnienia i frustrację zarówno zespołu, jak i klientów.
Co faktycznie działa lepiej niż Excel?
W firmie serwisowej najlepiej sprawdza się jedno wspólne miejsce, w którym widoczne są wszystkie zlecenia i plany pracy. Informacje powinny być aktualne i dostępne dla całego zespołu. Dzięki temu każdy wie, co ma do zrobienia i w jakiej kolejności. Planowanie przestaje być ręcznym układaniem tabeli, a staje się prostsze i bardziej przewidywalne.
Jak w praktyce może pomóc worker-PRO?
Worker-PRO zastępuje rozproszone pliki jednym systemem, w którym zapisywane są wszystkie zlecenia. Pracownicy widzą swoje zadania na dany dzień, a osoba zarządzająca ma pełen obraz sytuacji. Zmiany w planie są od razu widoczne dla wszystkich. Dzięki temu firma nie musi już „pilnować Excela”, a praca przebiega sprawniej i spokojniej.
