Drogi Użytkowniku
W naszych artykułach blogowych dzielimy się własnym doświadczeniem związanym z budową, wdrażaniem i zastosowaniem systemu Worker-PRO. Począwszy od pierwszych prac nad systemem, poprzez pracę z klientem, aż do kluczowych uwag.
Mamy nadzieję, ze treści jakie tu znajdziesz okażą się dla ciebie czytelniku wartościowe.
Jeżeli potrzebujesz szerszej konsultacji zapraszamy do kontaktu.
Drogi Użytkowniku pamiętaj, że tak jak Ty jesteśmy tylko zespołem ludzi pragnących rozwoju i kreatywnej pracy.
PS. Konstruktywna krytyka mile widziana 🙂
Enjoy !
—-
Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:
1. Czym są funkcje automatyzacyjne zadań.
2. Jakie funkcje automatyzacyjne zadań oferuje system worker-PRO.
SPIS TREŚCI
Wstęp
1. Definiowanie zakresów kreatorów różnych typów zadań
2. Automatyzacja przyjmowania zleceń w worker-PRO – prosty start, większa wydajność
3. Szablony zadań
4. Zadania cykliczne
5. Drag & Drop (D&D)
6. Klonowanie zadań
7. Konwertowanie zadań na szablon
8. Monity i powiadomienia dla klientów i pracowników
Podsumowanie
—–
Wstęp
W erze cyfrowej transformacji firmy coraz częściej poszukują narzędzi, które pozwolą im działać szybciej, sprawniej i z większą precyzją. Jednym z kluczowych obszarów, gdzie nowoczesna technologia może przynieść realną przewagę, jest zarządzanie zadaniami. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi system worker-PRO, oferując funkcje automatyzacyjne, które przekształcają codzienną organizację pracy w płynny, zoptymalizowany proces.
1. Czym są funkcje automatyzacyjne zadań?
To zestaw inteligentnych narzędzi w systemie worker-PRO, które pozwalają automatyzować tworzenie, przypisywanie, powtarzanie oraz monitorowanie zadań. Obejmują m.in. szablony zadań, kreatory różnych typów działań, zadania cykliczne, klonowanie zadań, konwertowanie na szablon, przeciąganie (drag & drop), a także automatyczne powiadomienia i monity dla pracowników oraz klientów.
2. Co dają w kontekście zarządzania zadaniami?
Dzięki automatyzacji managerowie i zespoły zyskują pełną kontrolę nad procesami – szybciej tworzą zadania, ograniczają błędy, efektywnie delegują obowiązki i lepiej monitorują realizację. System eliminuje potrzebę ręcznego powtarzania rutynowych czynności, uwalniając czas na działania strategiczne.
3. Jakie dają wartości firmie?
Automatyzacja zadań to realna przewaga operacyjna. Przekłada się na oszczędność czasu, zwiększenie produktywności zespołów, wyższą jakość usług i lepsze doświadczenia klientów. W efekcie firma działa sprawniej, szybciej reaguje na zmiany i skuteczniej wykorzystuje zasoby.
1. Definiowanie zakresów kreatorów różnych typów zadań
Na czym polega:
Funkcja pozwala tworzyć predefiniowane kreatory dla różnych typów zadań – np. serwisowych, sprzedażowych, logistycznych. Każdy kreator posiada własne pola, etapy i logikę, odpowiadającą specyfice danej kategorii działań. Dzięki temu użytkownicy wypełniają wyłącznie to, co jest naprawdę potrzebne, co zwiększa ich produktywność i eliminuje ryzyko informacyjnego przeciążenia.
Korzyści w zarządzaniu:
Umożliwia to błyskawiczne i precyzyjne tworzenie zadań zgodnie z ustalonymi standardami firmy. Eliminuje błędy i chaos organizacyjny, zwiększając spójność procesów.
Wartość dla firmy:
Standaryzacja procesów przekłada się na oszczędność czasu, lepszą jakość obsługi klienta oraz łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników.
Dla przykładu 2 typu zadań: Zadanie dzienne – pełen zakres kreatora i Szybkie Zadanie – minimalny zakres kreatora:
Zadanie dzienne – pełen zakres kreatora zadania
Zadanie szybkie – minimalny zakres kreatora
Szerzej o tworzeniu własnych typów zadań i ich kreatorów znajdziesz w artykule:
2. Automatyzacja przyjmowania zleceń w worker-PRO – prosty start, większa wydajność
W świecie, gdzie szybkość reakcji i wygoda klienta są kluczowe, sposób przyjmowania zleceń może zadecydować o przewadze konkurencyjnej firmy. System worker-PRO oferuje zaawansowane funkcje automatyzacji obsługi zgłoszeń poprzez model omnichannel, czyli wielokanałowe przyjmowanie zleceń – w pełni zintegrowane z codzienną pracą zespołów operacyjnych.
1. Czym jest omnichannel przyjmowania zgłoszeń?
To koncepcja zbierania zleceń i zapytań z wielu źródeł w jeden, centralny system. Bez względu na to, czy klient napisze maila, skorzysta z formularza na stronie czy zaloguje się do swojego panelu – każde zgłoszenie trafia bezpośrednio do worker-PRO jako zadanie gotowe do obsługi. Dzięki temu proces staje się płynny, przejrzysty i w pełni kontrolowany.
2. Połączenie z firmową skrzynką mailową
worker-PRO pozwala zintegrować firmowy adres e-mail (np. serwis@firma.pl), tak aby każde zgłoszenie mailowe automatycznie tworzyło zadanie w systemie. Kluczowe informacje są wyciągane z treści wiadomości, a pracownicy od razu widzą pełny kontekst zgłoszenia.
Efekt: koniec z ręcznym przepisywaniem maili, koniec z gubionymi wiadomościami – wszystko znajduje się tam, gdzie powinno.
3. Zgłoszenia z kont klientów
Dzięki kontom klienta w worker-PRO, partnerzy biznesowi mogą samodzielnie rejestrować zgłoszenia, śledzić postęp realizacji i komunikować się z zespołem. System automatycznie przypisuje zgłoszenie do właściwego klienta, kategorii i harmonogramu.
Efekt: mniej telefonów, większa przejrzystość i samodzielność klientów – a zespół pracuje spokojniej i efektywniej.
4. Widget zgłoszeniowy na stronę internetową
worker-PRO oferuje dedykowany formularz zgłoszeniowy, który można łatwo osadzić na stronie internetowej firmy. Klient wypełnia krótki formularz, a jego zgłoszenie od razu ląduje w systemie jako zadanie – gotowe do obsługi.
Efekt: szybki, dostępny 24/7 kanał kontaktu bez potrzeby dodatkowych integracji – gotowy do działania w kilka minut.
Screen kreatora Widgetu "Zgłoszenia" w systemie worker-PRO.
Screen gotowego widgetu na stronie internetowej.
5. Ręczne dodawanie zgłoszeń
Nie każde zgłoszenie trafia drogą elektroniczną. W przypadku kontaktu telefonicznego lub osobistego, pracownik może w prosty sposób ręcznie dodać zadanie w systemie worker-PRO. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi wystarczą zaledwie trzy kliknięcia, by nowe zgłoszenie znalazło się w systemie i zostało przypisane do odpowiedniej osoby lub zespołu.
Szerzej na ten temat znajdziesz w artykule:
3. Szablony zadań
Na czym polega:
Szablony zadań to gotowe do użycia wzorce działań zawierające ustalone pola, przypisania i harmonogramy. Użytkownicy mogą tworzyć własne szablony dla często powtarzanych procesów.
Korzyści w zarządzaniu:
Redukują konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Ułatwiają delegowanie i utrzymanie wysokiej jakości powtarzalnych działań.
Wartość dla firmy:
Zwiększają wydajność pracy, minimalizują ryzyko błędów oraz poprawiają przejrzystość operacyjną.
Szerzej na ten temat znajdziesz w artykule:
4. Zadania cykliczne
Na czym polega:
Zadania cykliczne automatycznie powtarzają się zgodnie z ustalonym harmonogramem (np. co tydzień, co miesiąc). System sam generuje nowe zadania na podstawie pierwotnego wzorca.
Korzyści w zarządzaniu:
Idealne do obsługi regularnych działań (np. konserwacji, raportów, rozliczeń). Użytkownicy nie muszą pamiętać o ich ponownym tworzeniu.
Wartość dla firmy:
Automatyzacja rutynowych zadań uwalnia czas pracowników i zwiększa terminowość realizacji.
Szerzej na ten temat znajdziesz w artykule:
5. Drag & Drop (D&D)
Na czym polega:
Możliwość intuicyjnego przeciągania i upuszczania zadań w kalendarzu, tablicy Kanban lub liście zadań, w celu zmiany ich priorytetu, przypisania lub terminu.
Korzyści w zarządzaniu:
Szybsze i bardziej elastyczne zarządzanie zadaniami – bez konieczności otwierania każdego elementu z osobna.
Wartość dla firmy:
Poprawia ergonomię pracy, skraca czas zarządzania zadaniami i zwiększa użyteczność systemu.
6. Klonowanie zadań
Na czym polega:
Pozwala na błyskawiczne tworzenie kopii istniejącego zadania i możliwość przeniesienie zadania lub jego klonu na nowy termin pozostawiając kolna w terminie pierwotnym w celu archiwizacji pracy danego pracownika w danym terminie przydatne np. w sytuacjach, gdy pracownicy zawieszą zadnie i wymaga ono dokończenia w innym terminie
Korzyści w zarządzaniu:
Szczególnie przydatne w zawieszonych / niedokończonych zadaniach, które wymagają dokończenia prac w innym terminie.
Wartość dla firmy:
Zwiększa elastyczność działania i przyspiesza organizację pracy przy zachowaniu wysokiej jakości.
7. Konwertowanie zadań na szablon
Na czym polega:
Funkcja umożliwia zmianę danego zadnia na szablon i nadpisanie szablonu o treści z konwertowanego zadania, przydatne np. w sytuacji gdy otrzymamy zgłoszenie ze skrzynki pocztowej firmy i przekonwertujemy to zgłoszenie na dedykowany szablon zadania do danego typu zgłoszenia; zaoszczędzimy czas i unormujemy obsługę zleceń.
Korzyści w zarządzaniu:
Ułatwia dokumentowanie i systematyzację sprawdzonych praktyk działania. Każde dobrze wykonane zadanie może stać się wzorcem.
Wartość dla firmy:
Wspiera proces uczenia organizacyjnego i standaryzacji. Zwiększa efektywność działań zespołowych.
8. Monity i powiadomienia dla klientów i pracowników
Na czym polega:
System automatycznie wysyła przypomnienia, powiadomienia o zmianach statusów, nowych komentarzach lub nadchodzących terminach – zarówno do pracowników, jak i klientów (w przygotowaniu).
Korzyści w zarządzaniu:
Zwiększa transparentność procesu i zaangażowanie wszystkich uczestników. Redukuje ryzyko niedopilnowania terminów.
Wartość dla firmy:
Buduje profesjonalizm w oczach klienta, poprawia komunikację wewnętrzną i ogranicza liczbę opóźnień i reklamacji.
————————
Podsumowanie
Automatyzacja zadań to nie tylko technologia – to strategiczne podejście do zarządzania pracą. Funkcje oferowane przez worker-PRO pozwalają firmom przejść na wyższy poziom organizacji, efektywności i jakości usług. Inwestycja w takie rozwiązania to krok ku bardziej zwinnej, nowoczesnej i produktywnej firmie.
Czy Twoja organizacja jest gotowa, by działać mądrzej, szybciej i lepiej?
