Drogi Użytkowniku
W naszych artykułach blogowych dzielimy się własnym doświadczeniem związanym z budową, wdrażaniem i zastosowaniem systemu Worker-PRO. Począwszy od pierwszych prac nad systemem, poprzez pracę z klientem, aż do kluczowych uwag.
Mamy nadzieję, ze treści jakie tu znajdziesz okażą się dla ciebie czytelniku wartościowe.
Jeżeli potrzebujesz szerszej konsultacji zapraszamy do kontaktu.
Drogi Użytkowniku pamiętaj, że tak jak Ty jesteśmy tylko zespołem ludzi pragnących rozwoju i kreatywnej pracy.
PS. Konstruktywna krytyka mile widziana 🙂
Enjoy !
—-
Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:
1. Czym są zadania cykliczne.
2. Jak zdefiniować zadania cykliczne w systemie worker-PRO.
SPIS TREŚCI
Wstęp
1. Czym są zadania cykliczne?
2. W jakim celu stosuje się zadania cykliczne?
3. Korzyści ze stosowania szablonów zadań
4. Jakie cykle zadań możemy definiować?
5. Jak i gdzie zdefiniować zadanie cykliczne w systemie worker-PRO.
6. Zadani cykliczne i pozadanie cyklicznie – różnice i zależności.
7. Dwa warianty dodawania pozadań cyklicznych
Podsumowanie
—-
Wstęp
W poprzedniej części omówiliśmy, czym są szablony zadań i jak wspierają organizację pracy w firmach, które operują w dynamicznym, a zarazem powtarzalnym środowisku biznesowym. Dziś zagłębimy się bardziej w praktyczne aspekty stosowania zadań cyklicznych: ich cel, zastosowania, korzyści płynące z wykorzystywania szablonów oraz różne cykle, jakie możemy definiować w ramach tych zadań.
1. Czym są zadania cykliczne?
Zadania cykliczne to powtarzalne działania, które występują w regularnych odstępach czasu i są kluczowe dla utrzymania ciągłości operacyjnej organizacji. Mogą one dotyczyć zarówno codziennych czynności operacyjnych, jak i bardziej złożonych procesów, które realizowane są co tydzień, co miesiąc czy kwartalnie.
Przykładami mogą być:
– Codzienne raportowanie sprzedaży
– Tygodniowa aktualizacja stanu magazynowego
– Miesięczne przeglądy budżetowe
– Kwartalne audyty jakościowe
– Cykliczne serwisy urządzeń
– Cykliczne przeglądy obiektów
2. W jakim celu stosuje się zadania cykliczne?
Głównym celem zadań cyklicznych jest zapewnienie stałości i przewidywalności w realizacji procesów. Dzięki nim firmy mogą:
– Utrzymywać standardy operacyjne
– Minimalizować ryzyko zapomnienia o ważnych obowiązkach
– Automatyzować zarządzanie powtarzalnymi obowiązkami
– Usprawnić komunikację wewnętrzną w zespołach
Zadania cykliczne stają się fundamentem kultury organizacyjnej opartej na systematyczności i odpowiedzialności.
3. Korzyści ze stosowania szablonów zadań
Wdrożenie szablonów zadań cyklicznych w organizacji przynosi szereg wymiernych korzyści:
1. Standaryzacja procesów
Szablony eliminują niejednoznaczności w sposobie realizacji zadań. Każdy członek zespołu otrzymuje jasne instrukcje, dzięki czemu minimalizowane są błędy i pomyłki.
2. Oszczędność czasu
Zamiast za każdym razem tworzyć zadanie od podstaw, wystarczy zdefiniować cykl zadania i będzie się ono same tworzyły po zakończeniu poprzedniego w określonym cyklu lub od razu będą w terminarzu czekały na realizacje.
3. Lepsze planowanie i alokacja zasobów
Dzięki przewidywalności cykli można lepiej zarządzać obciążeniem pracowników i dostępnością zasobów.
4. Większa odpowiedzialność i przejrzystość
Zadania przypisane na podstawie zadań cyklicznych i podzadań cyklicznych pozwalają precyzyjnie określić, kto za co odpowiada, co sprzyja budowaniu kultury odpowiedzialności.
5. Łatwiejsze raportowanie i analiza
Zebrane dane z cyklicznych zadań można analizować, wyciągać wnioski i optymalizować procesy, co przekłada się na lepszą efektywność operacyjną.
4. Jakie cykle zadań możemy definiować?
W zależności od potrzeb biznesowych, można definiować różnorodne cykle zadań, które odpowiadają rytmowi pracy organizacji:
1. Codzienne
Najczęściej wykorzystywane w działach operacyjnych, sprzedaży, obsługi klienta czy IT. Przykład: codzienna kontrola systemów lub zgłoszeń.
2. Tygodniowe
Pomocne w planowaniu sprintów, statusów zespołów czy podsumowań działań. Przykład: cotygodniowy przegląd działań marketingowych.
3. Miesięczne
Dotyczą zwykle raportowania, finansów, HR czy przeglądów projektów. Przykład: comiesięczna analiza kosztów.
4. Kwartalne
Stosowane przy przeglądach strategicznych, audytach czy cyklicznych spotkaniach zarządu. Przykład: kwartalny audyt zgodności z procedurami.
5. Roczne
Obejmują zadania strategiczne, jak oceny roczne pracowników, planowanie budżetu czy przegląd strategii.
5. Jak i gdzie zdefiniować zadanie cykliczne w systemie worker-PRO.
Zadania cyklicznie definiujemy w kreatorze zadania w sekcji zadania cykliczne – wystarczy przesunąć checkboks.
Po włączeniu checkboksa zadań cyklicznych ukazuje się kreator zadań cyklicznych.
Definiujemy co jaki cykl ma się zdanie powtarzać np. co 2 dni, co 2 tygodnie, co 3 miesiące, co 1 rok.
Możemy określić dzień lub dni tygodnia w jakich będzie zadanie.
Określamy długość powtarzanego cyklu tzn. od kiedy do kiedy dany cykl będzie się powtarzał, np. 5 lat.
Dodatkowe ustawienie:
Automatycznie tworzy kolejne podzadanie cykliczne, po zakończeniu poprzedniego tzn. system dodaj tylko jedno zadani i po jego zakończeniu doda dopiero kolejne w zdefiniowanym cyklu i tak w kółko do końca zdefiniowanego cyklu.
Bez włączenia tej funkcji system od razu doda do terminarza wszystkie zadania z danego cyklu.
6. Zadani cykliczne i pozadanie cyklicznie – różnice i zależności.
Tworząc zadanie cyklicznie definiujemy cykl podzadań cyklicznych tzn. w danym cyklu mamy 1 zadanie cykliczne, które jest zadaniem nadrzędnym – zawiera w sobie informacje o danym cyklu i wszystkich podzadaniach cyklicznych, wyświetla pełną listę + ich statusy. Możemy w tym zadaniu zarządzać, sprawdzać wszystkie podzadania z danego cyklu. Zadanie cykliczne jest widoczne tyko w wersji biurowej i służy do zarządzania podzadaniami danego cyklu.
Screen – Zadanie cykliczne + lista podzadań cyklicznych w kreatorze zadania cyklicznego.
Screen – Widok moduły zadania: zadanie cyklicznie ZC + lista podzadań cyklicznych SC – inne ikony zadań.
Screen – terminarz zadanie cykliczne ZC + ikona zapętlonej strzałki / Podzadania cyklicznie SC
Podzadnie cykliczne jest zwykłym zadaniem do realizacji przez pracownika w danym cyklu zadania cyklicznego. Jest widoczne w wersji biurowej jak i w aplikacjach mobilnych. Celem jest realizacja tego zadania przez pracownika. W wersji biurowej w każdym podzadaniu cyklicznym na samej górze kreatora mamy informację :
"Przeglądasz pojedyncze zadanie cykliczne. Otwórz Zadanie Cykliczne"
Klikając w napis otwieramy zadanie cykliczne, do którego przynależy podzadanie cykliczne.
Podsumowując zadanie cyklicznie ZC jest nadrzędnym zadaniem do zarządzani całym cyklem i podzadaniami danego cyklu, a podzadanie cykliczne SC jest zadaniem do realizacji przez pracowników.
7. Dwa warianty dodawania pozadań cyklicznych
W tym punkcje jeszcze raz omówimy 2 warianty dodawani zadań cyklicznych.
– dodanie do razu wszystkich podzadań cyklicznych w danym cyklu do terminarza i modułu zadania np. zadani powtarzane codziennie od poniedziałku do piątku przez okres 2 tygodnie doda od razu 10 podazdań do systemu – screen:
W zadaniu cyklicznym będą one widoczne w formie listy:
– wariant drugi jako Dodatkowe ustawienie:
Automatycznie tworzy kolejne podzadanie cykliczne, po zakończeniu poprzedniego
Po włączeniu chckboksa aktywuje się funkcja polegająca na tym, że system z danego cyklu przydziela tylko piersze zadanie do terminarza, modułu zadania i aplikacji mobilnej pracownika. Kolejne zadani zostani dodane do systemu po zakończeniu tego pierwszego zadania. Oczywiście zadanie dodawane są w zdefiniowymi cyklu zadania cyklicznego.
Poniżej przedstawiamy 2 tak samo zdefiniowane zadania cyklicznne (cykl codzienny od pn. do pt. okres 2 tygodnie) jedno standardowe – dodaje wszystkie zadania z danego cyklu, drugie z dodatkową funkcją tworzenia podzadania po zakończeniu poprzedniego.
Podsumowanie
Zadania cykliczne to nie tylko narzędzie do porządkowania powtarzalnych czynności – to kluczowy element systemowego podejścia do efektywności operacyjnej. Firmy, które świadomie wdrażają i zarządzają cyklami zadań oraz korzystają z szablonów, zyskują na przejrzystości, przewidywalności i jakości procesów. To właśnie dzięki takim rozwiązaniom możliwe jest skalowanie biznesu bez utraty kontroli nad codzienną operacyjnością.
