Drogi Użytkowniku
W naszych artykułach blogowych dzielimy się własnym doświadczeniem związanym z budową, wdrażaniem i zastosowaniem systemu Worker-PRO. Począwszy od pierwszych prac nad systemem, poprzez pracę z klientem, aż do kluczowych uwag.
Mamy nadzieję, ze treści jakie tu znajdziesz okażą się dla ciebie czytelniku wartościowe.
Jeżeli potrzebujesz szerszej konsultacji zapraszamy do kontaktu.
Drogi Użytkowniku pamiętaj, że tak jak Ty jesteśmy tylko zespołem ludzi pragnących rozwoju i kreatywnej pracy.
PS. Konstruktywna krytyka mile widziana 🙂
Enjoy !
—-
Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:
1. Czym jest omichannel i dlaczego warto go stosować.
2. Jakie kanały odbioru zgłoszeń dostępne są w worekr-PRO i jak działają.
SPIS TREŚCI
Wstęp
1. Czym jest Omnichannel?
2. Dlaczego warto stosować Omnichannel?
3. Omnichannel w worker-PRO – jak to działa?
4. Skrzynka mailowa połączona z zadaniami – pełna transparentność
5. Konta klientów – nowe standardy w obsłudze
6. Widgety zgłoszeń na własnej stronie www
7. Ręczne dodawanie zgłoszeń – elastyczność dla zespołu
8. 8. Co zyskujemy, otrzymując zgłoszenie? Jak skutecznie je procedować w aplikacji Worker-PRO?
Podsumowanie
—-
Wstęp
W dzisiejszym świecie klient oczekuje nie tylko szybkiej reakcji, ale też wygody i spójnego doświadczenia niezależnie od kanału kontaktu. Odpowiedzią na te oczekiwania jest obsługa Omnichannel – podejście, które rewolucjonizuje komunikację z klientem. Dzięki systemowi worker-PRO, firmy zyskują nie tylko nowoczesne narzędzie do zarządzania zgłoszeniami, ale też strategiczną przewagę w obszarze customer service.
1. Czym jest Omnichannel?
Omnichannel to strategia komunikacyjna, która zakłada płynne i spójne doświadczenie klienta we wszystkich kanałach kontaktu – takich jak e-mail, formularze kontaktowe, czat na stronie, media społecznościowe czy telefon. W odróżnieniu od modelu multichannel, gdzie kanały działają równolegle, Omnichannel integruje je w jedną, spójną przestrzeń komunikacyjną.
Klient może rozpocząć kontakt przez e-mail, monitorować zgłoszenie na swoim koncie klienta i rozmawiać z firmą telefonicznie – bez konieczności powtarzania swojego problemu od nowa. Wszystkie informacje są scalone w jedno zgłoszenie, widoczne dla zespołu obsługi.
2. Dlaczego warto stosować Omnichannel?
Korzyści płynące z wdrożenia modelu Omnichannel są znaczące zarówno dla klientów, jak i dla organizacji:
– Wyższy poziom satysfakcji klienta – dzięki płynnej komunikacji i szybkiemu rozwiązywaniu problemów.
– Efektywniejsza praca zespołów – agenci mają pełen kontekst każdej sprawy bez konieczności przeszukiwania różnych narzędzi.
– Zwiększona lojalność klientów – spójna obsługa wpływa bezpośrednio na budowanie długoterminowych relacji.
– Optymalizacja kosztów – jedno narzędzie do zarządzania wszystkimi kanałami pozwala ograniczyć liczbę systemów i związanych z nimi kosztów.
3. Omnichannel w worker-PRO – jak to działa?
worker-PRO to kompleksowy system do zarządzania obsługą klienta, w pełni wspierający strategię Omnichannel. Główne funkcjonalności obejmują:
– Centralne zarządzanie zgłoszeniami – niezależnie od tego, czy zgłoszenie pochodzi z e-maila, formularza kontaktowego, czatu czy innego kanału, trafia do jednego zintegrowanego panelu.
– Automatyczne tworzenie zadań – każde zgłoszenie to jedno zadanie, do którego przypisana jest historia komunikacji, statusy, terminy i odpowiedzialni pracownicy.
– Współpraca w zespole – w ramach jednego zgłoszenia możliwa jest wewnętrzna korespondencja i komentarze zespołu, co eliminuje konieczność komunikacji poza systemem.
4. Skrzynka mailowa połączona z zadaniami – pełna transparentność
Dzięki połączeniu skrzynki e-mail z Worker-PRO, każdy przychodzący e-mail automatycznie przekształcany jest w nowe zadanie typu „Zgłoszenie”. Zgłoszenie trafia bezpośrednio do dedykowanego widgetu zgłoszeniowego na pulpicie użytkownika, co umożliwia natychmiastową reakcję oraz dalsze procedowanie sprawy zgodnie z wewnętrznymi standardami firmy.
To rozwiązanie eliminuje ryzyko pominięcia wiadomości, znacząco skraca czas reakcji i wprowadza porządek do codziennej pracy zespołów obsługowych.
Elastyczne zarządzanie zgłoszeniami
System Worker-PRO oferuje szerokie możliwości dalszej obróbki zgłoszenia. Każde zadanie może być:
– przypisane do konkretnego pracownika lub zespołu, co jednoznacznie określa odpowiedzialność za jego realizację,
– rozszerzone o checklisty, opisy, notatki etc. – krok po kroku, system prowadzi użytkownika przez wymagane działania,
– konwertowane do szablonu – idealne rozwiązanie dla powtarzalnych typów spraw, które można w przyszłości obsługiwać szybciej i efektywniej.
Takie podejście nie tylko usprawnia realizację pojedynczych zgłoszeń, ale też buduje wewnętrzną kulturę zarządzania procesami i dokumentacją.
Korespondencja w jednym miejscu
Dodatkowym atutem systemu Worker-PRO jest zakładka „Korespondencja” dostępna bezpośrednio w ramach każdego zgłoszenia. To tutaj gromadzona jest cała historia komunikacji z klientem — zarówno przychodzące e-maile, jak i odpowiedzi wysyłane z systemu. Dzięki temu każdy pracownik realizujący zadanie ma pełen kontekst sytuacji i może działać szybko, precyzyjnie oraz w pełnej zgodzie z wcześniejszymi ustaleniami.
5. Konta klientów – nowe standardy w obsłudze
W worker-PRO klienci mogą zakładać dedykowane konta, co otwiera nowe możliwości:
– Zgłoszenia z poziomu konta – klient może tworzyć zgłoszenia bezpośrednio ze swojego panelu, śledzić ich statusy, odpowiadać i uzupełniać dane.
– Dla firmy: pełna historia klienta – wszystkie interakcje, zgłoszenia i dokumenty dostępne w jednym miejscu.
– Dla klienta: poczucie kontroli i profesjonalizmu – możliwość wglądu w postęp sprawy zwiększa zaufanie do firmy.
6. Widgety zgłoszeń na własnej stronie www
worker-PRO oferuje nowoczesne widgety zgłoszeń, które można zintegrować bezpośrednio z firmową stroną internetową. Dzięki temu:
– Klient nie musi opuszczać strony, by złożyć zgłoszenie.
– Formularze są intuicyjne, responsywne i zgodne z identyfikacją wizualną firmy.
– Możliwe jest automatyczne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich osób.
Screen: przykładowy widget zgłoszeni na stronie www.
7. Ręczne dodawanie zgłoszeń – elastyczność dla zespołu
System pozwala także na ręczne dodawanie zgłoszeń przez pracowników. Jest to szczególnie przydatne w przypadku rozmów telefonicznych, spotkań z klientami czy sytuacji, które nie przechodzą przez standardowe kanały.
Dzięki temu żadne zgłoszenie nie zostaje pominięte, a cała komunikacja – niezależnie od źródła – zostaje zarejestrowana i uporządkowana.
8. Co zyskujemy, otrzymując zgłoszenie? Jak skutecznie je procedować w aplikacji Worker-PRO?
W każdej nowoczesnej organizacji sprawna obsługa zgłoszeń to fundament efektywnej pracy operacyjnej. Systemy do zarządzania procesami, takie jak Worker-PRO, oferują znacznie więcej niż tylko rejestrowanie zapytań czy awarii. To kompleksowe narzędzie umożliwiające nie tylko przyjęcie zgłoszenia, ale również jego pełną obróbkę — od nadania priorytetu, przez przypisanie zespołu, aż po realizację i raportowanie.
Poniżej przedstawiamy, co możesz zrobić z otrzymanym zgłoszeniem oraz jak wygląda jego procedowanie w aplikacji Worker-PRO.
1. Rejestracja i klasyfikacja zgłoszenia
Po otrzymaniu zgłoszenia w Worker-PRO możesz je natychmiast sklasyfikować:
– Nadać priorytet (np. niski, standardowy, krytyczny), co pozwala lepiej zarządzać czasem reakcji i planowaniem zadań.
– Określić status – od „Nowe” przez „W trakcie realizacji”, aż po „Zamknięte”. Statusy są w pełni konfigurowalne.
– Przypisać kategorię i podkategorię zgłoszenia, co umożliwia segmentację według typu usługi lub działu odpowiedzialnego.
2. Przydzielanie zespołu i współpracowników
Zgłoszenie można przypisać do konkretnego pracownika, zespołu lub grupy roboczej. Co więcej:
– Możesz dodać współpracowników do danego zgłoszenia, np. w celu konsultacji międzydziałowej.
– Przejrzysta oś czasu pozwala śledzić, kto i kiedy podjął działania.
3. Komentarze i korespondencja w ramach zgłoszenia
Worker-PRO umożliwia prowadzenie wewnętrznej komunikacji bez konieczności opuszczania systemu:
– Pracownicy mogą dodawać komentarze bezpośrednio do zgłoszenia.
– System pozwala na prowadzenie korespondencji z klientem w ramach zgłoszenia – wiadomości wychodzące i przychodzące są archiwizowane, co zapewnia pełną przejrzystość.
4. Konwersja zgłoszenia w zadanie usługowe
Jednym z najbardziej innowacyjnych rozwiązań oferowanych przez Worker-PRO jest możliwość konwersji zgłoszenia w dedykowane zadanie:
– Dla różnych typów usług możesz stworzyć szablony zadań, które automatyzują przypisanie check-listy, harmonogramu, czy zestawu dokumentów.
– Po przekształceniu zgłoszenia w zadanie, możliwe jest dalsze zarządzanie jego cyklem życia w aplikacji.
5. Przejrzystość i kontrola
Wszystkie działania w ramach zgłoszenia są rejestrowane i audytowane. Dzięki temu kierownictwo i zespoły operacyjne zyskują pełny obraz:
– Kto, co i kiedy wykonał.
– Ile trwała realizacja zgłoszenia.
– Jakie były kluczowe punkty kontaktu z klientem.
To nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale też wspiera analizę efektywności zespołów oraz optymalizację procesów.
Podsumowanie
W erze cyfrowej, gdzie klient oczekuje natychmiastowej, kompetentnej i spójnej obsługi, rozwiązania Omnichannel stają się niezbędnym standardem. System worker-PRO to nie tylko odpowiedź na te potrzeby, ale realny gamechanger, który łączy technologię, przejrzystość i efektywność w jednym narzędziu.
Zgłoszenie w Worker-PRO to nie tylko początek pracy nad problemem lub potrzebą klienta — to centrum zarządzania całym procesem. Możliwość przypisania odpowiedzialnych osób, bieżącej komunikacji, klasyfikacji i priorytetyzacji, a także przekształcenia zgłoszenia w zadanie usługowe, czyni z Worker-PRO narzędzie, które realnie wspiera efektywność, transparentność i jakość realizowanych usług.
Dzięki worker-PRO firmy zyskują kontrolę, zespoły – narzędzia do skutecznej pracy, a klienci – jakość obsługi, której oczekują. To przyszłość, która dzieje się już dziś.
