TEMAT: Zanim zaczniesz wdrażać system informatyczny dobrze to zaplanuj – poradnik na bazie doświadczeń aplikacji worker-PRO. 

Drogi Użytkowniku

W naszych artykułach blogowych dzielimy się własnym doświadczeniem związanym z budową, wdrażaniem i zastosowaniem systemu Worker-PRO. Począwszy od pierwszych prac nad systemem, poprzez pracę z klientem, aż do kluczowych uwag.

Mamy nadzieję, ze treści jakie tu znajdziesz okażą się dla ciebie czytelniku wartościowe.

Jeżeli potrzebujesz szerszej konsultacji zapraszamy do kontaktu.

Drogi Użytkowniku pamiętaj, że tak jak Ty jesteśmy tylko zespołem ludzi pragnących rozwoju i kreatywnej pracy.

PS. Konstruktywna krytyka mile widziana 🙂

Enjoy !

—-

Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:

1. Jakie są kluczowe aspekty panowania właściwego wdrożenia systemu informatycznego.

2. Jakie są formy wsparcia dla tester-ów, user-ów systemu informatycznego na przykładzie aplikacji worker-PRO.

SPIS TREŚCI

1. Określenie celów i potrzeb firmy wobec systemu informatycznego.
2. Rozdysponowanie zasobów przedsiębiorstwa do realizacji celów firmowych.
3. Zapoznanie się z ofertą rynkową i wybór systemu.
4. Zapoznanie się z funkcjonalnościami systemu.
5. Testy aplikacji.
6. Wsparcie techniczne podczas testów i wdrożeń.

Wprowadzenie nowego systemu informatycznego w firmie jest zawsze wyzwaniem, ale jest także ogromną szansą na usprawnienie procesów, zwiększenie efektywności i polepszenie ogólnej wydajności naszej firmy.

Oto kluczowe aspekty planowania właściwego wdrożenia systemu na przykładzie aplikacji Worker-PRO.

1. Określenie celów i potrzeb firmy wobec systemu:

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu konkretnego systemu, istotne jest dokładne określenie potrzeb i celów firmy. Czy celem jest optymalizacja zarządzania zasobami ludzkimi, usprawnienie komunikacji wewnętrznej czy poprawa śledzenia postępu projektów? Określenie tych celów pozwala nam na lepszy dobór systemu, który będzie najlepiej odpowiadał potrzebą przedsiębiorstwa.

W tym momencie prac warto podzielić cele na cel główny (core) i cele dodatkowe.

Cele główne – funkcjonalności systemu, które muszą być w aplikacji – bez nich produkt jest nieprzydatny.

Poniżej w tabeli przedstawiam 3 przykładowe core.

CEL GŁÓWNY	FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU
Usprawnienie serwisów / montaży	– możliwość przydzielania zadań pracowniczych – serwisantom / montażystom – obsługa zleceń przez pracownika na telefonie – wymagana aplikacja mobilna – możliwość dodania zdjęć do realizowanych zadań przez pracownika na aplikacji mobilnej w telefonie
Kontrola  realizacji projektów firmowych np. (budowy)	– wykres Gantta – połączenie zadań z wykresu Gantta z terminarzem i aplikacja mobilną  – połączenie projektów firmowych z rozliczeniem finansowym projektu
Monitorowanie prac firmowych – rozliczanie czasu realizacji zadań firmowych	– terminarz firmy – aplikacja mobilna  – możliwość realizacji zadań na aplikacji mobilnej i zapisywanie rzeczywistego czasu realizacji zadań firmowych

Cele dodatkowe – funkcjonalności mile widziane ale mniej istotne, bez nich tez osiągnięty zostanie cel główny.

Poniżej w tabeli przedstawiam 3 przykładowe cele dodatkowe.

Cel dodatkowy	Funkcjonalności
Możliwość szybkiego planowani pracy za pomocą funkcji dodatkowych terminarza	– drag& drop – klonowanie zadań – konwertowanie zadań na szablon zadania
Możliwość szybkiej edycji projektu	– aktywny-dynamiczny wykres Gantta
Możliwość prowadzenia konwersacji w systemie	– chat firmowy

2. Rozdysponowanie zasobów firmy do realizacji celów firmowych.

Ważnym aspektem pracy z systemem informatycznym jest rzeczywiste  określenie zasobów do realizacji celów-tzn. jest to przydzielenie odpowiednich zadań-pracy na aplikacji dla odpowiednich pracowników.

CZĘSTO PRZY WDRAŻANIU SYSTEMU WŁAŚCICIEL i PRACOWNICY ANGAŻUJĄ SIĘ W PRACĘ WDROŻENIOWE, CZĘSTO MAJĄ MYLNE WRAŻENIE, ŻE GDY JUŻ KUPIĄ SYSTEM TO ON ZA NIECH WSZYSTKO ZROBI – OTÓŻ NIE ZROBI. EFEKTY DAJE JEDYNIE NIEUSTANNA, SYSTEMATYCZNA I CIĄGŁA PRACA Z APLIKACJĄ! Z NASZEGO DOŚWIADCZENIA JEST TO KLUCZOWY CZYNNIK SUKCESU WDROŻENIA SYSTEMU INFORMATYCZNEGO DO ORGANIZACJI.

Musimy jasno określić kto i w jakim zakresie będzie pracował na systemie i co najważniejsze w jakim rytmie pracy będzie pracował na aplikacji – najlepsze rezultaty niewątpliwie daje praca codzienna. Z naszego doświadczenia firmy pracujące sporadycznie na systemie, po pewnym czasie rezygnują z aplikacji, ponieważ nie wnosi ona tyle wartości ile zakładali, przyczyną nie jest tu za mało rozbudowana aplikacja, ale zła organizacja pracy na systemie. Najlepszą skuteczność wdrożeń systemu Worker-PRO osiągają firmy, które używają jej jako głównego narzędzia w pracy codziennej. Należy tu pamiętać, że żadna aplikacja nie będzie pracowała sama – nawet AI musi otrzymywać instrukcje- prompt-a.

3. Zapoznanie się z ofertą rynkową i wybór systemu:

Analiza ofert rynkowej pozwala na wybór systemu, który najlepiej spełni cele firmy i będzie dla niej najbardziej produktywnym narzędziem. Przykładem może być Aplikacja Worker-PRO, która oferuje szeroki zakres funkcjonalności związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, realizacją projektów firmowych, dokumentacją firmową etc.. Istotne jest porównanie różnych systemów ich funkcji, dostępności, wsparcia technicznego oraz opinii innych użytkowników.

4. Zapoznanie się z funkcjonalnościami systemu:

Po wyborze systemu, kluczowe jest dogłębne poznanie jego funkcjonalności. W przypadku Worker-PRO, firma może skorzystać z najefektywniejszych form edukacji, takich jak szkolenia osobiste, szkolenia on-line, materiały video- krótkie filmy szkoleniowe, samodzielne testy na systemie (możliwość wykorzystania darmowego okresu próbnego) oraz krótkie spotkania z działem wsparcia wdrażanego systemu. Takie formy pracy pozwalają pracownikom szybko opanować nowe narzędzie i efektywnie je wykorzystywać w pracy codziennej. 

Dla przykładu zapraszam na nasz kanał YOUTUBE do zakładki playlisty, w której zaprezentowane są filmy szkoleniowe z funkcjonalności poszczególnych modułów systemu Worker-PRO.

https://www.youtube.com/@worker-pro/playlists

5. Testy aplikacji.

Testy – jest to kluczowa czynność dla powodzenia wdrożenia systemu. Rekomendujemy schemat najpierw edukacja potem praktyka. Przed rozpoczęciem testów danej funkcjonalności, zalecane jest wcześniejsze zapoznanie się z video instrukcjami w module pomocy, a następnie praktyka. Często prosta funkcja może być rozumiana w różny sposób, czasami może być ukryta pod odpowiednim skrótem czy buttonem, a tester przy braku edukacji wnioskował będzie o jej braku w systemie. Dla przykładu w systemie Worker-PRO: dodawanie zdjęć do zadania to funkcja, która jest ukryta i realizowana w kreatorze zadania w drugiej zakładce postęp/notatki. Zdjęcia i pliki dodajemy w notatkach zadania. Z naszych obserwacji wynika, że najważniejsza w testach jest częstotliwość i systematyka praktyki. Najlepsze rezultaty osiągamy poprzez codzienne testy prowadzone przez okres 14 dni, po czym bezinwazyjnie przechodzimy do pracy właściwej na systemie Worker-PRO.

6. Wsparcie pracowników firmy podczas testów i wdrożenia:

Oprócz szkoleń online, czy testów na systemie istotne jest zapewnienie ciągłego wsparcia pracownikom. Krótkie spotkania z działem wsparcia wdrażanego systemu mogą pomóc rozwiać wątpliwości związane z bardziej skomplikowanymi funkcjonalnościami. Dzięki temu pracownicy czują się pewniej i szybciej osiągają pełną sprawność w korzystaniu z nowej aplikacji. Dodatkowym atutem we wprowadzaniu nowej aplikacji jest wytypowanie jednego pracownika do systematycznej pracy z aplikacją i członkami zespołu. Jeżeli istnieje taka możliwość, a nasz zespół składa się z kilku osób dodatkowo istnieje w firmie osoba odpowiedzialna za dokumentację klienta możemy przekazać na jej ręce obowiązek wdrożenia i egzekwowania od innych pracowników obowiązek systematycznej pracy z systemem- należy tu pamiętać, że praca ta jest trudna tyko przez pierwsze dni.

Warto zwrócić uwagę na takie aspekty support jak: formy kontaktu, czas reakcji, rekomendujemy testy w formie własnego sprawdzenia działu wsparcia systemu.

W systemie Worker-PRO dostępne są następujące formy wsparcia::

– telefoniczny – 533 609 612,

– e-mail: support@worker-pro.com,

– chat z pomocą techniczna w systemie worker-PRO,

– indywidualne meetingi on-line.

W każdym systemie worker-PRO znajduje się moduł pomocy, w którym mamy dane kontaktowe do działu supportu, jak i zbiór filmów szkoleniowych z funkcjonalności poszczególnych modułów.

—-

Drogi użytkowniku zachęcamy do przejrzenia systemu Worker-PRO.

Główny cel aplikacji Worker-PRO / automatyzacja procesów firmowych.

Poniżej link do kanału YT z filmami prezentującymi wybrane funkcjonalności systemu:

https://www.youtube.com/@worker-pro

Rekomendujemy również bezpłatne testy aplikacji Worker-PRO. 

W razie jakichkolwiek pytań zapraszamy do kontaktu.

Worker-PRO Team.