Drogi Użytkowniku
W naszych artykułach blogowych dzielimy się własnym doświadczeniem związanym z budową, wdrażaniem i zastosowaniem systemu Worker-PRO. Począwszy od pierwszych prac nad systemem, poprzez pracę z klientem, aż do kluczowych uwag.
Mamy nadzieję, ze treści jakie tu znajdziesz okażą się dla ciebie czytelniku wartościowe.
Jeżeli potrzebujesz szerszej konsultacji zapraszamy do kontaktu.
Drogi Użytkowniku pamiętaj, że tak jak Ty jesteśmy tylko zespołem ludzi pragnących rozwoju i kreatywnej pracy.
PS. Konstruktywna krytyka mile widziana 🙂
Enjoy !
—-
Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:
1. Czym są szablony zadań?
2. Korzyści biznesowe wynikające z zastosowania szablonów zadań
SPIS TREŚCI
Wstęp
1. Czym są szablony zadań?
2. W jakim celu stosuje się szablony zadań?
3. Korzyści biznesowe wynikające z zastosowania szablonów zadań
4. Jak zdefiniować szablon zadani w systemie worker-PRO
5. Jak dodać zadanie z szablonu w worker-PRO
6. Konwersja zgłoszenia na szablon zadania – nowy wymiar produktywności
Podsumowanie
—-
Wstęp
Współczesne firmy działają w środowisku, gdzie efektywność, szybkość reakcji i standaryzacja procesów decydują o przewadze konkurencyjnej. Jednym z narzędzi, które znacząco wspierają organizacje w osiąganiu tych celów, są szablony zadań dostępne w systemie Worker-PRO. To rozwiązanie, choć proste w założeniu, ma potężny wpływ na codzienne funkcjonowanie zespołów operacyjnych, technicznych czy administracyjnych.
Czym są szablony zadań?
Szablony zadań w Worker-PRO to zdefiniowane wcześniej zestawy czynności, które można wielokrotnie wykorzystywać do tworzenia nowych zadań w systemie. Każdy szablon zawiera kluczowe informacje, takie jak:
– tytuł,
– typ zadnia,
– priorytet,
– klienta,
– opis zadania,
– przypisany dział lub użytkownik,
– termin realizacji,
– podzadania (checklisty),
– załączniki, instrukcje, uwagi,
– etapy lub statusy realizacji.
Szablony eliminują potrzebę wielokrotnego ręcznego tworzenia identycznych lub podobnych zadań – zamiast tego, jedno kliknięcie wystarczy, by uruchomić cały zestaw działań.
W jakim celu stosuje się szablony zadań?
Głównym celem stosowania szablonów jest automatyzacja i standaryzacja powtarzalnych procesów. W każdej firmie występują czynności, które wykonuje się regularnie: comiesięczne raporty, audyty, przeglądy techniczne, onboardingi nowych pracowników, przygotowanie stanowiska pracy, procesy reklamacyjne, serwisowe czy też zadania związane z obsługą klienta.
Zamiast za każdym razem konfigurować nowe zadanie od zera, można sięgnąć po gotowy szablon, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów.
Korzyści biznesowe wynikające z zastosowania szablonów zadań
Wdrożenie szablonów zadań w organizacji przynosi szereg wymiernych korzyści:
1. Oszczędność czasu
Automatyzacja tworzenia zadań skraca czas reakcji na potrzeby operacyjne, a pracownicy nie muszą poświęcać energii na powielanie tych samych kroków.
2. Standaryzacja procesów
Każdy szablon zawiera ustalone procedury, dzięki czemu działania są realizowane według jednolitych standardów. To zwiększa jakość i powtarzalność efektów.
3. Redukcja błędów
Zadania stworzone na podstawie szablonu zawierają komplet wymaganych elementów, co minimalizuje ryzyko pomyłek i pominięcia ważnych etapów.
4. Lepsze zarządzanie wiedzą
Szablony są nośnikiem wiedzy procesowej – pozwalają na szybkie wdrażanie nowych pracowników i ułatwiają współpracę między działami.
5. Większa kontrola i transparentność
Dzięki szablonom możliwe jest łatwe monitorowanie postępów prac w ramach zdefiniowanych procesów. Kierownicy mają jasny wgląd w realizację standardowych zadań.
Przykłady zastosowania szablonów zadań
Szablony zadań można efektywnie wykorzystać w wielu obszarach działalności firmy, np.:
– HR: onboarding, offboarding, oceny okresowe, przygotowanie umów
– IT: cykliczne aktualizacje systemów, zarządzanie uprawnieniami, reagowanie na incydenty
– Administracja: obsługa korespondencji, przeglądy sprzętu biurowego, organizacja wydarzeń
– Sprzedaż i marketing: przygotowanie ofert, kampanie promocyjne, follow-upy z klientami
– Serwis i utrzymanie: przeglądy techniczne, konserwacje, zgłoszenia serwisowe
Jak zdefiniować szablon zadani w systemie worker-PRO
Szablony zadań w systemie worker-PRO tworzymy w module konfiguracja zakładka zadnia / szablony. W prawym górnym rogu mamy button "Dodaj nowy Szablon"
Po kliknięciu w buttonu tworzymy szablon w danym typie zadania o zdefiniowanym wcześniej zakresie – szerzej o tej funkcjonalności jest w artykule:
https://worker-pro.com/posts/blog/definiowanie-wlasnych-typow-i-zakresow-zadan-kluczowy-aspekt-personalizacji-systemu-do-automatyzacji
Tworzenie szablonu zadania jest analogiczne jak tworzenie zwykłego zadania w systemie worker-PRO.
Po zapisaniu szablonu jest on już gotowy do użycia.
Jak dodać zadanie z szablonu w worker-PRO
Aby dodać zadani z szablonu wybieramy funkcje dodaj zadanie z szablonu. Funkcja dostępna jest w przycisku funkcyjnym Dodaj na belce górne systemu po jego rozwinięciu jak i w module zadania:
Po kliknięciu buttonu ukazuje na sie kreator wyboru szablony, w którym musimy zdefiniować typ zadania jak i wybrać szablon z dostępnych szablonów w obrębie danego typu zadania.
Po kliknięciu buttonu utwórz zadnie, otwiera sie kreator zadania z naniesionymi danymi z danego szablonu, który możemy jeszcze edytować i finalnie przydzielić do realizacji.
Konwersja zgłoszenia na szablon zadania – nowy wymiar produktywności
Innowacyjną funkcją systemu Worker-PRO jest możliwość konwersji zgłoszenia na szablon zadania. Oznacza to, że jeśli do systemu wpływa zgłoszenie (np. awaria, prośba, wniosek), które w praktyce często prowadzi do powtarzalnych działań – można je przekształcić w szablon. W ten sposób organizacja może szybko przekształcić zgłoszenie klienta na odpowiedni szablon do realizacji bez potrzeby ręcznego tworzenia go od nowa, a dane ze zgłoszenia pierwotnego nadpiszą sie do szablonu.
To podejście nie tylko skraca czas reakcji na podobne przyszłe zgłoszenia, ale również systematyzuje i usprawnia obsługę spraw o charakterze powtarzalnym.
Aby skorzystać z funkcji konwertowania zgłoszenia / zadania na szablon w utworzonym zadaniu w kreatorze zadania w dolnym prawym rogu obok ikony kosza jest strzałak funkcyjna, po której kliknięciu rozwija się lista dostępnych funkcji jedna z nich jest "Konwertuj z Szablonu".
Podsumowanie
Szablony zadań w Worker-PRO to coś więcej niż tylko wygodne narzędzie – to strategiczny komponent efektywnego zarządzania powtarzalnością w organizacji. Dzięki nim firmy mogą działać szybciej, sprawniej i z większą precyzją. Połączenie ich z funkcją konwersji zgłoszeń na szablony tworzy potężne środowisko do ciągłej optymalizacji procesów.
Dla organizacji, które chcą podnieść poziom operacyjnej doskonałości – szablony zadań to must-have w codziennej pracy zespołów.
